Quick Summary：這篇教學可以幫你做到什麼？
每天回覆 Email，是很多上班族最花時間、也最容易出錯的工作之一。明明只是一封簡單電郵，但如果語氣太生硬，可能令人覺得不禮貌；如果寫得太長，又會令對方抓不到重點；如果英文不夠自然，更可能影響專業形象。
這篇教學會教你如何使用 AI 協助撰寫、修改和優化專業電郵，包括：
- 如何從零開始寫一封專業查詢 Email
- 如何將簡單句子改寫成更自然、更有禮貌的商業電郵
- 如何回覆客戶、同事、上司或供應商
- 如何用 AI 調整語氣，例如更正式、更友善、更簡潔
- 如何檢查 AI 生成內容，避免直接複製後出錯
- 如何在 ChatGPT、Gemini、Microsoft Copilot、Claude、Apple Intelligence 等非中國 AI 工具中應用同一套方法
這篇文章不是只提供 Prompt，而是會用真實工作情境示範：你可以怎樣向 AI 說明情況、產生 Email 草稿，再由你自己檢查和修改，變成一封可以真正寄出的專業電郵。
適合對象
這篇教學適合以下讀者：
- 每日需要處理 Email 的文職、行政、客服或銷售人員
- 需要用英文或中文寫商業電郵的人
- 想改善 Email 語氣、結構和專業感的人
- 想學習如何用 AI 提升工作效率的人
- Freelancer、小型公司負責人或需要與客戶溝通的人
- 不想深入研究 AI 技術，只想學會實際應用的人
你不需要懂程式，也不需要熟悉 AI。只要你平時需要寫 Email，就可以跟著這篇教學一步一步做。
你需要準備什麼？
你只需要其中一種 AI 工具即可開始：
- ChatGPT
- Google Gemini
- Microsoft Copilot
- Claude
- Apple Intelligence Writing Tools
- Gmail Gemini
- Outlook Copilot
如果你沒有付費版 AI 工具，也可以先使用免費版 ChatGPT、Gemini 或 Claude 練習。付費工具通常會在公司電郵、Outlook、Gmail 或 Apple Mail 內提供更方便的整合，但基本寫作方法其實是相通的。
難度
🟢 Beginner 初學者
這篇文章會由最基本開始，不假設你已經懂 Prompt Engineering。
預計閱讀時間
約 15–20 分鐘。
如果你只想快速套用，可以直接跳到後面的 Prompt 範例和 Email Template。
1｜為什麼專業 Email 值得用 AI 幫手？
很多人以為寫 Email 只是打幾句文字，但在真實工作環境入面，一封 Email 其實同時牽涉幾件事：
- 要清楚表達目的
- 要保持禮貌
- 要避免語氣太強硬
- 要避免內容太長
- 要令對方知道下一步要做什麼
- 要顧及公司形象
- 如果是英文 Email，還要處理文法、語氣和商業用字
所以，Email 不是單純的文字工作，而是一種職場溝通能力。
AI 最有價值的地方，不是代替你思考，而是幫你加快以下幾個步驟：
- 將零散想法整理成完整 Email。
- 將口語化文字改成專業語氣。
- 將太長的內容縮短。
- 將太直接的語氣改得更委婉。
- 將中文意思改寫成自然英文。
- 幫你產生第一版草稿，減少空白頁壓力。
- 幫你檢查語氣是否合適。
例如你本來想寫：
Can you send me the quotation ASAP?
這句不是錯，但語氣可能太急、太直接。
用 AI 可以改成：
Could you please send me the quotation at your earliest convenience? We would appreciate it if you could provide it by this Friday so that we can proceed with our internal review.
意思差不多，但語氣會更專業、更適合商業場合。
不過，AI 寫 Email 並不是「生成後直接寄出」。最好的做法是：
你提供背景和目的 → AI 產生初稿 → 你檢查和修改 → 才寄出。
這樣可以同時提升效率和保持判斷力。
2｜哪些 AI 工具適合用來寫 Email？
不同 AI 工具適合不同情境。你不需要全部都用，應該根據你平時使用的 Email 系統和工作環境選擇。
ChatGPT
ChatGPT 適合用於：
- 從零開始寫 Email
- 修改語氣
- 將中文改成英文商業 Email
- 比較多個版本
- 反覆修改內容
- 練習 Prompt 寫法
如果你不是直接在 Outlook 或 Gmail 入面寫，而是想先慢慢整理內容、比較不同語氣，ChatGPT 會比較方便。
注意事項：
不要直接輸入公司機密、客戶個人資料、合約細節、內部報價或未公開資料。可以先將敏感資料改成代號，例如：
- [Client Name]
- [Project Name]
- [Amount]
- [Deadline]
Google Gemini / Gmail Gemini
Gemini 適合用於：
- Gmail 入面直接協助寫 Email
- 將草稿改得更正式
- 將草稿縮短
- 將草稿寫得更完整
- 快速產生回覆方向
如果你主要使用 Gmail，並且帳戶支援 Gemini 或 Google Workspace AI 功能，Gemini 可以減少 Copy & Paste，直接在 Gmail 內完成初稿或修改。
注意事項：
功能是否出現，會受帳戶類型、訂閱方案、公司管理員設定、地區和介面版本影響。文件內的操作步驟應以你實際看到的 Gmail 介面為準。
Microsoft Copilot / Outlook Copilot
Outlook Copilot 適合用於：
- 在 Outlook 內直接寫 Email
- 根據 Email thread 草擬回覆
- 總結長 Email 對話
- 調整語氣和長度
- 公司 Microsoft 365 環境內使用
如果公司主要使用 Microsoft 365、Outlook、Teams 和 OneDrive，Copilot 會比較適合，因為它可以在同一個工作生態內協助處理 Email、會議和文件。
注意事項：
是否可以使用 Copilot，通常取決於公司是否有相關授權，以及 IT 管理員是否開放功能。處理公司 Email 前，應先遵守公司 AI、資料保安和私隱政策。
Apple Intelligence / Apple Mail Writing Tools
Apple Intelligence 適合用於：
- 在 Apple 裝置上改寫文字
- 將文字改得更友善、專業或簡潔
- 在 Mail 或其他 App 入面使用 Writing Tools
- 快速校對和改善語氣
如果你使用 iPhone、iPad 或 Mac，並且裝置和語言支援 Apple Intelligence，就可以在不同 App 入面使用 Writing Tools 處理 Email 文字。
注意事項：
Apple Intelligence 需要相容裝置、系統版本、語言和地區支援。不是所有 iPhone、iPad 或 Mac 都一定可以使用，部分功能也可能因地區和語言而不同。
Claude
Claude 適合用於：
- 長篇 Email 改寫
- 較複雜的商業溝通
- 將多段背景整理成有條理的 Email
- 改善語氣、邏輯和結構
如果你有較多背景資料、需要寫較長的 Email，或者想要較自然、較有條理的文字，Claude 可以作為 ChatGPT 以外的選擇。
注意事項：
和其他 AI 工具一樣，不應直接輸入敏感資料。使用前亦應確認帳戶和公司政策是否允許。
3｜Prompt 不是越複雜越好
很多人一聽到 Prompt，就以為一定要寫到好複雜，例如：
- 你要扮演什麼角色
- 我的目的
- 背景資料
- 輸出格式
- 限制條件
- 語氣要求
這些當然有用，但不是每一次都需要。
對於大部分日常 Email，你可以用很自然的方式向 AI 說明：
- 我想寫給誰？
- 我想達成什麼目的？
- 有什麼背景？
- 要包含什麼重點？
- 語氣應該怎樣？
- 有什麼要避免？
只要這幾點講清楚，AI 通常已經可以寫出不錯的 Email 初稿。
4｜自然語言 Prompt vs 結構化 Prompt
寫 Email Prompt 可以分成兩種方式。
自然語言 Prompt
自然語言 Prompt 就是用平常說話方式寫出你的需求。
例如：
我想向供應商查詢 system support service 的報價。請你幫我 draft 一封英文 email，連同 email subject。
我們公司正在考慮外判部分 IT support 工作，希望了解對方是否提供 monthly support plan。
請在 email 入面包含以下重點：
- 詢問 system support service 的報價
- 詢問是否有 monthly support plan
- 請對方提供服務範圍、收費方式和可開始日期
- 表示如果需要更多資料，我們可以再提供
我希望語氣正式、有禮貌、清晰，不要太長。
請避免：
- 太強硬
- 寫得像我們已經決定購買
- 過度承諾
收件人是 IT service vendor / supplier。
這種寫法已經足夠好，而且很適合初學者。
結構化 Prompt
如果 Email 比較重要、敏感或複雜，可以用結構化 Prompt。
例如：
目的：
我想向供應商查詢 system support service 的報價。背景：
我們公司正在考慮外判部分 IT support 工作，希望了解對方是否提供 monthly support plan。收件人：
IT service vendor / supplier語氣：
正式、有禮貌、清晰，不要太長。需要包含的重點：
- 詢問 system support service 的報價
- 詢問是否有 monthly support plan
- 請對方提供服務範圍、收費方式和可開始日期
- 表示如果需要更多資料，我們可以再提供
需要避免：
- 不要太強硬
- 不要寫得像已經決定購買
- 不要過度承諾
輸出格式：
請提供 Email Subject 和 Email Body。
這種寫法較適合：
- 投訴回覆
- 拒絕客戶要求
- 合約相關 Email
- 項目延期通知
- 老闆或高層溝通
- 需要保持特定語氣的 Email
是否一定要寫「請你扮演一位專業的商業電郵寫作助理」？
不一定。
這句有用，但不是必要。
例如：
請你扮演一位專業的商業電郵寫作助理。
這句可以幫 AI 更清楚知道你想要正式、商業化、專業的語氣。
但如果你已經清楚說明：
- 你要寫商業 Email
- 收件人是誰
- 目的
- 背景
- 語氣
- 要包含和避免什麼
即使沒有這句，AI 也通常可以寫得很好。
比較實用的原則是：
普通 Email，可以用自然語言 Prompt。
重要 Email，才用結構化 Prompt。
「請你扮演……」是加分，不是必須。
5｜一個好 Email Prompt 應該包含什麼？
Prompt 不一定要長，但最好包含以下 5 個元素。
目的
你想透過這封 Email 做什麼？
例如：
- 查詢報價
- 追問資料
- 回覆投訴
- 通知延期
- 拒絕要求
- 約會議時間
對象
這封 Email 是寫給誰？
例如：
- 客戶
- 供應商
- 同事
- 上司
- HR
- 面試官
- 合作伙伴
背景
對方需要知道什麼背景？
例如：
- 我們正在考慮外判 IT support
- 客戶投訴系統不穩定
- 項目在測試階段遇到問題
- 我們仍在等待對方提供資料
重點
Email 入面一定要包括什麼？
例如：
- 請對方提供報價
- 請提供服務範圍
- 請回覆可開始日期
- 表示收到資料後才能繼續下一步
語氣和限制
你希望 Email 給人的感覺是怎樣？
例如：
- 正式
- 有禮貌
- 簡潔
- 友善
- 委婉
- 堅定但不冒犯
同時也可以說明要避免什麼：
- 不要太強硬
- 不要太長
- 不要過度承諾
- 不要寫得像已經決定購買
- 不要加入我沒有提供的資料
6｜完整示範：查詢報價 Email
這個 Case 會完整示範一次：由 Prompt、AI 初稿，到人工修改和最終版本。
情景
你是一位公司行政或 IT 負責人，需要向供應商查詢一項服務的報價。你想寫得專業、有禮貌，同時清楚說明你需要什麼資料。
原始想法
我想問佢哋個 system support service 幾錢，可唔可以 send quotation，同埋想知有冇 monthly plan。
這個想法很正常，但如果直接叫 AI：
Help me write an email.
AI 可能會寫得太普通，未必包含你真正需要的資料。
所以，我們可以改成一個比較清楚的 Prompt。
Prompt
我想向供應商查詢 system support service 的報價。請你幫我 draft 一封英文 email，連同 email subject。
我們公司正在考慮外判部分 IT support 工作，希望了解對方是否提供 monthly support plan。
請在 email 入面包含以下重點：
- 詢問 system support service 的報價
- 詢問是否有 monthly support plan
- 請對方提供服務範圍、收費方式和可開始日期
- 表示如果需要更多資料，我們可以再提供
我希望語氣正式、有禮貌、清晰，不要太長。
請避免：
- 太強硬
- 寫得像我們已經決定購買
- 過度承諾
收件人是 IT service vendor / supplier。
AI 初稿
Subject: Enquiry About System Support Service Quotation
Dear [Vendor Name],
I hope you are well.
We are currently considering outsourcing part of our IT support work and would like to learn more about your system support services.
Could you please provide us with a quotation for your system support service? We would also appreciate it if you could let us know whether you offer any monthly support plans, including the service scope, pricing structure, and earliest available start date.
If you require any further information from us in order to prepare the quotation, please feel free to let us know.
Thank you, and I look forward to hearing from you.
Best regards,
[Your Name]
初稿有什麼可以再改善？
這個 AI 初稿已經可以使用，但仍然可以再微調。
可以保留的地方：
- 語氣正式、有禮貌。
- 清楚表示正在查詢，不是已經決定購買。
- 包含服務範圍、收費方式和可開始日期。
- 沒有過度承諾。
可以改善的地方：
句子：
We are currently considering outsourcing part of our IT support work
這句沒有問題，但如果想更自然一點，可以改成：
We are currently reviewing options for outsourcing part of our IT support work
“reviewing options” 聽起來更像公司正在評估不同方案，而不是已經準備外判。
另外，如果想避免太重複 “support service”，可以稍微改短。
最終版本
Subject: Enquiry About System Support Service Quotation
Dear [Vendor Name],
I hope you are well.
We are currently reviewing options for outsourcing part of our IT support work and would like to learn more about your system support services.
Could you please provide us with a quotation for your service? We would also appreciate it if you could let us know whether you offer any monthly support plans, including the service scope, pricing structure, and earliest available start date.
If you require any further information from us in order to prepare the quotation, please feel free to let us know.
Thank you, and I look forward to hearing from you.
Best regards,
[Your Name]
Barista K Tips
AI 初稿不一定錯，但不代表一定是最好版本。
人工修改時可以檢查：
- 有沒有太多重複字眼？
- 語氣是否自然？
- 有沒有過度承諾？
- 對方是否清楚知道下一步？
- 是否有加入你沒有提供的資料？
最好的做法不是「AI 寫完直接寄出」，而是：
AI 幫你完成 70–80%，最後 20–30% 由你自己判斷和修正。
7｜快速 Case 1：回覆客戶投訴 Email
情景
客戶投訴系統最近經常不穩定。你需要回覆客戶，承認問題，表示正在跟進，但又不能過度承諾一定即日解決。
Prompt
客戶反映系統最近經常出現 error。
請幫我寫一封英文 Email 回覆客戶。
Email 需要做到以下幾點：
- 感謝客戶通知我們問題
- 對造成不便表示抱歉
- 表示已經將問題交給技術團隊跟進
- 不承諾今天一定解決
- 表示有進一步更新會盡快通知
語氣要專業、有禮貌、有同理心，但不要過度承諾。
請避免：
- 責怪客戶
- 承認法律責任
- 保證即時修復
- 使用太技術性的字眼
請提供 Email Subject 和 Email Body。
Email 成品
Subject: Follow-up on Reported System Issue
Dear [Client Name],
Thank you for bringing this issue to our attention.
We are sorry for the inconvenience caused by the recent system errors. Our technical team has already been informed and is currently reviewing the issue to identify the possible cause.
At this stage, we are unable to confirm an exact resolution time, but we will continue to monitor the situation closely and will provide you with an update as soon as more information is available.
Thank you for your patience and understanding.
Best regards,
[Your Name]
Barista K Tips
這封 Email 有三個重點：
- 有道歉，但沒有過度承認責任。
- 有行動，表示技術團隊已經跟進。
- 沒有承諾即日修復，避免日後造成爭議。
如果想更有同理心，可以加入：
We understand how this may affect your daily operation.
但如果公司政策比較保守，可以不加。
8｜快速 Case 2：追問客戶資料 Email
情景
你需要客戶提供資料，否則無法繼續處理項目。但你不想寫得太催促或太強硬。
Prompt
我需要提醒客戶提供尚未收到的資料，以便我們繼續處理項目。
背景是我們正在等待客戶提供部分資料。沒有這些資料，我們暫時不能進行下一步工作。
請幫我寫一封英文 Email，語氣要禮貌、清晰、輕微提醒，不要太催促。
Email 需要包含：
- 提醒對方我們仍在等待資料
- 說明收到資料後才能繼續下一步
- 請對方告知預計提供時間
- 表示如有問題可以聯絡我們
請提供 Email Subject 和 Email Body。
Email 成品
Subject: Follow-up on Pending Information
Dear [Client Name],
I hope you are well.
I would like to follow up on the pending information required for the next stage of the project. Once we receive the relevant details from your side, we will be able to proceed with the next steps.
Could you please let us know when the information may be available? If you have any questions or need any clarification from us, please feel free to let us know.
Thank you, and I look forward to your reply.
Best regards,
[Your Name]
Barista K Tips
這封 Email 的重點是「提醒」而不是「責怪」。
比起寫：
We cannot proceed because you have not sent us the information.
更適合寫：
Once we receive the relevant details from your side, we will be able to proceed with the next steps.
後者意思一樣，但語氣更柔和。
9｜快速 Case 3：拒絕不合理要求 Email
情景
客戶要求你免費加入額外功能，但這項工作不在原本合約範圍內。你需要婉轉拒絕，同時提供下一步方案。
Prompt
客戶要求新增一項功能，但這項功能不在原本 agreement 或 project scope 內。
請幫我寫一封英文 Email，婉轉回覆客戶，說明額外功能不包括在原本 agreement 內，但我們可以另行評估和報價。
語氣要專業、禮貌、堅定但不冒犯。
Email 需要包含：
- 感謝客戶提出需求
- 說明該功能不包括在目前 agreement / scope 內
- 表示我們可以評估並提供額外報價
- 請客戶確認是否希望我們準備 quotation
請避免：
- 直接說 no
- 令客戶覺得被拒絕
- 免費承諾額外工作
請提供 Email Subject 和 Email Body。
Email 成品
Subject: Follow-up on Additional Feature Request
Dear [Client Name],
Thank you for sharing your request with us.
We have reviewed the requested feature, and based on our understanding, it is not included in the current agreement or original project scope.
However, we would be happy to review the requirement in more detail and provide a separate quotation for the additional work if you would like us to proceed.
Please let us know if you would like us to prepare an estimate for your review.
Best regards,
[Your Name]
Barista K Tips
這封 Email 沒有直接說：
We cannot do it for free.
但已經清楚表達：
- 不在原本範圍
- 可以做，但需要另行報價
- 下一步由客戶決定
這種寫法比直接拒絕更容易維持客戶關係。
10｜快速 Case 4：通知項目延期 Email
情景
項目因為技術問題需要延期。你需要通知客戶，但不想令對方覺得項目失控。Email 要清楚、誠實、有解決方向。
Prompt
項目在 integration testing 階段遇到技術問題，需要更多時間處理。暫時預計會延遲三個工作天。
請幫我寫一封英文 Email 通知客戶項目時間表需要調整。
語氣要專業、誠實、冷靜、有解決方向。
Email 需要包含：
- 通知客戶目前進度
- 說明 integration testing 發現需要額外處理的問題
- 預計需要額外三個工作天
- 表示團隊正在處理
- 表示會提供更新
- 對造成不便表示抱歉
請避免：
- 將責任推給客戶
- 使用太多技術細節
- 令人覺得項目失控
請提供 Email Subject 和 Email Body。
Email 成品
Subject: Project Timeline Update
Dear [Client Name],
I hope you are well.
I would like to provide you with an update on the current project timeline. During the integration testing stage, our team identified some technical items that require additional review and adjustment before we can proceed to the next stage.
To ensure the quality and stability of the final delivery, we expect that an additional three working days will be required to complete the necessary work.
Our team is currently working on the issue, and we will continue to keep you updated on the progress. We apologise for any inconvenience this may cause and appreciate your understanding.
Best regards,
[Your Name]
Barista K Tips
這封 Email 要避免兩個極端：
- 太輕描淡寫，令客戶覺得你沒有重視問題。
- 太嚴重，令客戶以為項目出大事。
“technical items that require additional review and adjustment” 比 “serious problem” 溫和，但仍然誠實。
“To ensure the quality and stability of the final delivery” 則解釋延期原因，不只是說「我們遲了」。
11｜快速 Case 5：約會議時間 Email
情景
你想約客戶開會討論項目需求，但不想寫得太長。你希望提供幾個可選時間，並請對方確認。
Prompt
我想約客戶開會討論 project requirements。
請幫我寫一封英文 Email，語氣要專業、有禮貌、簡潔。
Email 需要包含：
- 表示希望安排會議討論 project requirements
- 提供三個可選時間
- 請對方確認哪個時間方便
- 表示如果時間不合適，可以建議其他時間
可選時間：
- Tuesday 10:00 AM
- Wednesday 3:00 PM
- Friday 11:00 AM
請提供 Email Subject 和 Email Body。
Email 成品
Subject: Meeting Arrangement for Project Requirements Discussion
Dear [Client Name],
I hope you are well.
We would like to arrange a meeting to discuss the project requirements in more detail. Please kindly let us know if any of the following time slots would be convenient for you:
- Tuesday at 10:00 AM
- Wednesday at 3:00 PM
- Friday at 11:00 AM
If none of the above times are suitable, please feel free to suggest another time that works better for your schedule.
Thank you, and I look forward to your confirmation.
Best regards,
[Your Name]
Barista K Tips
約會議 Email 最重要是：
- 目的清楚
- 時間清楚
- 對方知道要回覆什麼
- 不要寫太多不必要背景
如果對方很忙，越簡潔越好。
12｜常見錯誤
錯誤 1：只寫「幫我寫封 Email」
這樣 AI 會不知道：
- 寫給誰
- 為什麼寫
- 要正式還是友善
- 有什麼不能說
- 是否需要行動要求
較好的寫法是：
請幫我寫一封英文商業 Email，對象是客戶，目的是提醒對方提供資料。語氣要禮貌、簡潔，不要太催促。
錯誤 2：沒有提供背景
Email 最重要的是情境。如果 AI 不知道背景，就容易寫得空泛。
例如你只說：
Write a follow-up email.
AI 可能會寫一封很普通的 follow-up。
但如果你說：
客戶上星期答應提供系統登入資料，但到今天仍未收到。請寫一封禮貌提醒 Email。
結果會準確很多。
錯誤 3：直接複製 AI 生成內容
AI 生成內容可能：
- 太長
- 太客套
- 語氣不符合你平時風格
- 加入你沒有提供的資料
- 日期、金額、名稱出錯
- 對情況理解錯誤
所以寄出前一定要人工檢查。
錯誤 4：輸入太多敏感資料
不要直接輸入：
- 客戶全名
- 電話
- 身份證或護照號碼
- 合約金額
- 內部報價
- 未公開項目資料
- 公司內部問題
- 帳戶密碼或系統資料
建議改用代號：
- [Client A]
- [Project X]
- [Amount]
- [Internal System]
- [Deadline]
錯誤 5：語氣要求太模糊
不要只寫：
Make it better.
可以改成：
請將這封 Email 改得更專業、簡潔、有禮貌，但不要太長。請保留原本意思，不要加入新的承諾。
13｜Quick Templates：可直接複製使用
Template 1：查詢資料
Subject: Request for Further Information
Dear [Name],
I hope you are well.
We would like to request some additional information regarding [topic/project/service]. Could you please provide us with the relevant details when convenient?
In particular, we would appreciate it if you could share the following:
- [Item 1]
- [Item 2]
- [Item 3]
If you require any further clarification from us, please feel free to let us know.
Thank you, and I look forward to your reply.
Best regards,
[Your Name]
Template 2：追問進度
Subject: Follow-up on [Topic/Project Name]
Dear [Name],
I hope you are well.
I would like to follow up on [topic/project name]. Could you please let us know if there are any updates or if any further information is required from our side?
We would appreciate it if you could share the latest status when convenient.
Thank you, and I look forward to hearing from you.
Best regards,
[Your Name]
Template 3：回覆投訴
Subject: Follow-up on Your Recent Feedback
Dear [Name],
Thank you for bringing this matter to our attention.
We are sorry for the inconvenience caused. Our team is currently reviewing the issue and will follow up accordingly.
At this stage, we are checking the details and will provide an update once more information is available.
Thank you for your patience and understanding.
Best regards,
[Your Name]
Template 4：拒絕額外要求
Subject: Follow-up on Additional Request
Dear [Name],
Thank you for sharing your request with us.
After reviewing the details, we understand that this item is outside the current agreed scope. However, we would be happy to review the requirement further and provide a separate quotation if you would like us to proceed.
Please let us know if you would like us to prepare an estimate for your review.
Best regards,
[Your Name]
Template 5：通知延期
Subject: Update on Project Timeline
Dear [Name],
I hope you are well.
I would like to provide you with an update on the current project timeline. During our latest review, we identified some items that require additional time to complete properly.
To ensure the quality of the final delivery, we expect that an additional [number] working days will be required.
We apologise for any inconvenience this may cause and will continue to keep you updated on the progress.
Best regards,
[Your Name]
14｜FAQ
Q1：AI 寫 Email 會不會好假？
會，如果你完全不修改。
AI 常見問題是太客套、太長、太像模板。所以最好的做法是先用 AI 產生初稿，再由你自己刪減和調整。
Q2：我英文不好，可以直接用 AI 寫英文 Email 嗎？
可以，但要注意：
你仍然需要確認意思是否正確。AI 可以幫你改善英文，但如果你提供的背景不清楚，AI 可能會寫出看似流暢但意思錯誤的 Email。
Q3：我可以將客戶 Email 直接貼入 AI 嗎？
不建議直接貼入包含敏感資料的完整 Email。
比較安全的做法是先刪除或替換：
- 客戶姓名
- 公司名稱
- 電話
- Email 地址
- 合約金額
- 內部資料
- 系統帳戶資料
然後才貼入 AI 工具處理。
Q4：ChatGPT、Gemini、Claude、Copilot，哪個最好？
沒有絕對最好，只有最適合情境。
如果你想慢慢整理和修改，ChatGPT 或 Claude 很方便。
如果你主要使用 Gmail，Gemini 可能比較方便。
如果你公司使用 Microsoft 365，Outlook Copilot 可能最自然。
如果你在 Apple 裝置上寫短 Email，Apple Intelligence Writing Tools 可以快速改寫語氣。
Q5：AI 可以完全代替我回 Email 嗎？
不建議。
AI 適合做草稿、改寫、整理語氣，但最後是否寄出，仍然應該由你決定。特別是涉及客戶承諾、金額、合約、技術責任或投訴時，更加需要人工檢查。
Q6：Prompt 是否一定要寫得很完整？
不一定。
普通 Email 用自然語言 Prompt 已經可以。你只需要講清楚：
- 寫給誰
- 目的
- 背景
- 要包含什麼
- 語氣
- 不要做什麼
如果是重要、敏感或容易出錯的 Email，才建議使用較完整的結構化 Prompt。
15｜下一步學什麼？
如果你已經學會用 AI 寫專業 Email，下一步可以學：
- 如何用 AI 整理會議紀錄
- 如何用 AI 摘要 Excel 報告
- 如何用 AI 撰寫 Proposal
- 如何用 AI 回覆客戶投訴
- 如何用 AI 寫 Follow-up Email Sequence
Email 是 AI 職場應用最適合入門的第一步。因為它每天都會用到，而且成果很容易看到：你可以更快寫好內容，也可以令溝通更清晰、更有禮貌、更專業。