寄出報價、文件或面試感謝信之後，對方遲遲沒有回覆，最難的往往不是「要不要跟進」，而是怎樣提醒才不會顯得催促。AI 可以幫你整理語氣和結構，但前提是你要提供足夠背景，並在寄出前親自核對內容。
這篇教學會帶你用一個通用 Prompt，處理五種常見工作情境：報價跟進、確認收件、催交文件、面試後跟進，以及等待客戶決定。你可以直接改寫範例，但不要把客戶姓名、電話、合約金額或其他敏感資料直接貼進公開 AI 工具。
甚麼時候適合寄 Follow-up Email？
一般來說，跟進時間要視乎對方承諾的期限和事情的急迫程度：
- 對方已給明確日期：期限過後一個工作天再跟進。
- 一般報價或提案：寄出後三至五個工作天。
- 只需確認收件：一至兩個工作天。
- 面試後：先在 24 小時內寄感謝信；如對方提供的通知日期已過，再禮貌查詢。
- 有實際截止日期：不要只寫「請盡快」，應清楚交代日期及延誤影響。
如果事情不急，避免每日追問。有效的 Follow-up Email 應讓對方容易理解背景、作出決定，並知道下一步要做甚麼。
交給 AI 前，先準備四項資料
- 背景：你在甚麼日期寄過甚麼內容。
- 目的：你希望對方確認、提供資料，還是作出決定。
- 期限：有沒有真實而合理的截止日期。
- 語氣：自然、正式、溫和，或需要稍微緊急。
資料愈清楚，AI 愈不容易自行猜測。你亦可以先閱讀AI 專業 Email 完整教學，了解由提供背景到寄出前檢查的完整流程。
一個可以重複使用的 Follow-up Prompt
請幫我撰寫一封專業的跟進 Email。
背景：[我在甚麼日期寄過甚麼內容]
收件人：[對方的角色，不要填敏感個人資料]
目的：[希望對方確認／回覆／提供資料／作出決定]
期限：[如有，填寫真實日期]
語氣：[自然、禮貌、簡潔／正式／稍微緊急]
語言：[繁體中文／英文]
限制：不要虛構資料，不要使用帶壓迫感的措辭，100 至 150 字內。
請提供：
1. 清楚的主旨
2. Email 正文
3. 一個較溫和的替代句想快速套用更多情境，可以前往5 個 AI 專業 Email Prompt Template或瀏覽Prompt Library。
情境一：報價寄出後沒有回覆
適合時間：寄出後三至五個工作天。
主旨：跟進早前報價｜[項目名稱]
您好，想跟進我們於 [日期] 寄出的 [項目名稱] 報價，確認您是否已收到，以及是否有任何部分需要我們補充說明。
如方案方向合適，我們可以按您的時間安排下一步；如目前仍在內部評估，也歡迎告訴我們預計決定時間。謝謝。
重點是讓客戶容易回覆「已收到」「需要補充」或「仍在評估」，而不是只問「考慮成點」。
情境二：確認文件或資料是否收到
適合時間：寄出後一至兩個工作天，尤其附件影響後續工作時。
主旨：確認收件｜[文件名稱]
您好，我於 [日期] 寄出了 [文件名稱]，想確認附件是否順利收到及開啟。
如果需要其他格式或補充資料，請告訴我；收到確認後，我會按原定安排繼續下一步。謝謝。
不要暗示對方疏忽，只需客觀說明你想確認收件的原因。
情境三：禮貌催交文件
適合時間：在原定期限前一至兩天提醒，或期限過後一個工作天。
主旨：跟進所需文件｜[項目名稱]｜請於 [日期] 前提供
您好，想跟進 [項目名稱] 尚待提供的 [文件／資料]。為了按計劃在 [日期] 完成下一階段，煩請於 [期限] 前提供。
如果準備上有困難，或需要我們先提供範本，請告訴我，我們可以一起調整安排。謝謝。
清楚解釋期限和工作影響，比單純加入「Urgent」更專業。
情境四：面試後跟進結果
適合時間：先等待招聘方承諾的通知日期；沒有提供日期時，可在面試後約五至七個工作天查詢。
主旨：Follow-up on [職位名稱] Interview
您好，感謝您於 [日期] 安排 [職位名稱] 的面試。經過交流後，我對團隊的 [具體工作／方向] 有更深入了解，也更期待有機會參與。
想禮貌查詢目前的招聘進度。如需要我補充任何資料，請隨時告訴我。再次感謝您的時間。
不要要求 AI 虛構面試細節。加入一項你真正在面試中談過的內容，會比空泛稱讚更自然。
情境五：等待客戶作決定
適合時間：客戶原定決定日期過後，或你的檔期、價格真的有變動時。
主旨：確認 [項目名稱] 下一步安排
您好，想跟進 [項目名稱] 的下一步安排。為了預留 [月份／日期] 的工作時段，我們希望在 [日期] 前確認是否繼續。
如果您仍需要時間評估，我們完全理解；也可以告訴我們目前主要考慮的部分，讓我們補充相關資料。謝謝。
只有在檔期或報價真的有期限時才應寫出來，不要製造假的稀缺感。
如何調整語氣
更溫和
使用「想確認」「方便時請告訴我」「如仍在評估也沒有問題」，並提供協助。
更正式
保留完整稱謂、日期、項目名稱及明確下一步，避免口語縮寫。
稍微緊急
說明真實期限及影響，例如「為了在 8 月 20 日前完成測試，需要在 8 月 16 日收到資料」。不要連續使用紅色、粗體、全大寫或多個感嘆號。
寄出前的私隱與準確度檢查
- 刪除或代換姓名、電話、地址、帳號、合約編號及未公開金額。
- 核對日期、附件名稱、收件人和承諾內容。
- 確認 AI 沒有自行加入折扣、期限、政策或已完成的工作。
- 讀一次全文，確保語氣像你本人，而不是機械式範本。
- 確認 Email 只提出一個清楚的下一步。
常見錯誤
- 只寫「Any update？」：對方需要重新找背景，回覆成本很高。
- 沒有下一步：應清楚說明希望對方確認甚麼。
- 假裝緊急：會降低信任，也容易破壞關係。
- 把 AI 初稿直接寄出：日期、附件或語氣可能出錯。
- 一次追問太多事情：把最重要的行動放在最前，其餘另列清單。
常見問題
Follow-up Email 應該多長？
大部分工作跟進信在 100 至 150 字內已足夠。背景複雜時可使用三個短段落：來意、所需行動、期限或協助。
同一件事可以跟進多少次？
沒有固定答案。一般非緊急事情可在首次跟進後再等三至五個工作天；第二次仍沒有回覆，應考慮改用合適的既有聯絡方式，而不是每日寄信。
AI 寫的 Email 可以直接寄出嗎？
不建議。AI 適合整理結構和語氣，但責任仍在寄件人。每次都要核對事實、私隱、附件和承諾。
下一步：把常用流程變成自己的範本
如果你不想每次由空白開始，可以免費取得AI Email 工具包，內含即用 Prompt、中英文情境範例，以及寄出前檢查清單。先保存一個適合自己的 Follow-up Prompt，下次只需更換背景、目的和期限便可以使用。