免費 Prompt Template：AI 專業 Email 回覆
這份 Prompt Template 適合需要經常處理商業 Email 的上班族、行政、客服、Sales、Freelancer 或小型公司負責人。
你可以將以下 Prompt 直接複製到 ChatGPT、Gemini、Claude 或 Microsoft Copilot 使用，再根據實際情況修改內容。
如果你想學完整方法，可以先閱讀：
AI 專業電郵回覆完整教學：用 ChatGPT、Gemini、Copilot 寫出更自然的商業 Email
使用前提醒
使用以下 Prompt 前，建議先將敏感資料改成代號，例如：
- [Client Name]
- [Project Name]
- [Amount]
- [Deadline]
- [Internal System]
- [Vendor Name]
不要直接將客戶個人資料、合約金額、公司內部資料、系統帳戶資料或未公開項目資料貼入 AI 工具。
Template 1：查詢報價 Email
適合情境：你想向供應商、服務商或合作公司查詢報價，但又不想寫得太硬銷或像已經決定購買。
我想向供應商查詢 [服務 / 產品] 的報價。請你幫我 draft 一封英文 email，連同 email subject。
內容包括：
我們正在考慮 [簡單說明你的需要]，希望了解對方是否可以提供相關服務。
請在 email 入面包含以下重點：
1. 詢問 [服務 / 產品] 的報價
2. 請對方提供服務範圍 / 產品詳情
3. 請提供收費方式和可開始日期
4. 表示如果需要更多資料，我們可以再提供
我希望語氣正式、有禮貌、清晰，不要太長。
請避免：
- 太強硬
- 寫得像我們已經決定購買
- 過度承諾
收件人是 [供應商 / vendor / supplier]。可替換例子
- [服務 / 產品]：system support service、website maintenance service、accounting service
- [簡單說明你的需要]：外判部分 IT support 工作、尋找網站維護服務、了解每月支援方案
- [供應商 / vendor / supplier]：IT service vendor、software provider、consultant
Template 2：追問資料 Email
適合情境：你正在等客戶、同事或供應商提供資料，但對方遲遲未回覆。你想提醒對方，但不想語氣太催促。
我需要提醒 [客戶 / 同事 / 供應商] 提供尚未收到的資料，以便我們繼續處理 [項目 / 工作 / 申請]。
內容包括：
我們正在等待對方提供 [資料名稱]。沒有這些資料，我們暫時不能進行下一步工作。
請幫我寫一封英文 Email，語氣要禮貌、清晰、輕微提醒，不要太催促。
Email 需要包含：
1. 提醒對方我們仍在等待資料
2. 說明收到資料後才能繼續下一步
3. 請對方告知預計提供時間
4. 表示如有問題可以聯絡我們
請提供 Email Subject 和 Email Body。可替換例子
- [資料名稱]：login information、signed document、project requirements、invoice details
- [項目 / 工作 / 申請]：project setup、system configuration、quotation preparation
Template 3：回覆客戶投訴 Email
適合情境：客戶投訴服務、系統、交付時間或其他問題。你需要回覆得有禮貌、有同理心，但又不能過度承諾或承認不必要責任。
客戶反映 [問題描述]。
請幫我寫一封英文 Email 回覆客戶。
Email 需要做到以下幾點：
1. 感謝客戶通知我們問題
2. 對造成不便表示抱歉
3. 表示已經將問題交給相關團隊跟進
4. 不承諾今天一定解決
5. 表示有進一步更新會盡快通知
語氣要專業、有禮貌、有同理心，但不要過度承諾。
請避免：
- 責怪客戶
- 承認法律責任
- 保證即時修復
- 使用太技術性的字眼
請提供 Email Subject 和 Email Body。可替換例子
- [問題描述]：系統經常出現 error、交付時間延遲、服務未符合預期、報告資料有誤
Template 4：拒絕額外要求 Email
適合情境：客戶提出額外功能、額外服務或額外修改，但這些內容不在原本 agreement / quotation / project scope 入面。你想婉轉拒絕，同時提供另行報價的選項。
客戶要求新增 [額外要求 / 功能 / 服務]，但這項內容不在原本 agreement 或 project scope 內。
請幫我寫一封英文 Email，婉轉回覆客戶，說明該要求不包括在原本範圍內，但我們可以另行評估和報價。
語氣要專業、禮貌、堅定但不冒犯。
Email 需要包含：
1. 感謝客戶提出需求
2. 說明該項目不包括在目前 agreement / scope 內
3. 表示我們可以評估並提供額外報價
4. 請客戶確認是否希望我們準備 quotation
請避免：
- 直接說 no
- 令客戶覺得被拒絕
- 免費承諾額外工作
請提供 Email Subject 和 Email Body。可替換例子
- [額外要求 / 功能 / 服務]：additional report、new system function、extra design revision、urgent support request
Template 5：通知延期 Email
適合情境：項目、交付、報告或工作因為技術問題、資料未齊、內部審核或其他原因需要延期。你需要誠實通知對方，但不想令對方覺得項目失控。
項目因為 [原因] 需要更多時間處理，暫時預計會延遲 [時間]。
請幫我寫一封英文 Email 通知 [客戶 / 同事 / 供應商] 項目時間表需要調整。
語氣要專業、誠實、冷靜、有解決方向。
Email 需要包含：
1. 通知對方目前進度
2. 簡單說明需要額外時間的原因
3. 預計需要額外多少時間
4. 表示團隊正在處理
5. 表示會提供更新
6. 對造成不便表示抱歉
請避免：
- 將責任推給對方
- 使用太多技術細節
- 令人覺得項目失控
- 承諾一個不確定的完成時間
請提供 Email Subject 和 Email Body。可替換例子
- [原因]：integration testing 發現問題、仍在等待客戶資料、需要額外內部審核、技術團隊需要更多時間確認
- [時間]：three working days、one week、until next Monday
- [客戶 / 同事 / 供應商]：client、internal team、vendor
如何令 AI 輸出更貼近你的需要？
如果 AI 第一次寫出來的 Email 太長，你可以追問：
請將這封 Email 改短一點，保留重點，語氣仍然要正式和有禮貌。如果 AI 寫得太生硬，你可以追問：
請將語氣改得自然一點，不要太機械化，但仍然保持專業。如果 AI 寫得太客套，你可以追問：
請將這封 Email 改得更直接和簡潔，不需要太多客套句。如果你想要更正式版本，可以追問：
請提供一個更正式、更適合公司客戶的版本。如果你想要中英文版本，可以追問：
請同時提供英文版本和繁體中文版本。使用 AI 寫 Email 的基本檢查清單
寄出前，請檢查：
- 對方姓名是否正確
- 公司名稱是否正確
- 日期、時間、金額是否正確
- 語氣是否符合你和對方的關係
- 是否有加入你沒有提供的資料
- 是否有過度承諾
- 是否包含不應外傳的公司或客戶資料
- Email 是否太長
- 對方是否清楚知道下一步要做什麼
AI 可以幫你完成初稿，但最後仍然應該由你自己檢查和決定是否寄出。
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如果你想了解更多 AI 寫 Email 的完整流程，可以閱讀：