確認收到客戶文件或要求的電郵
<p>客戶已提交文件、資料、修改要求或服務申請，需要正式確認收妥，避免對方擔心資料遺失，同時告知預計審閱時間及後續安排。</p>
版本 1.0最後測試 2026-07-30
01 / 複製使用
Prompt 內容
你是一名具備行政管理及客戶服務經驗的專業顧問。 請根據以下資料，撰寫一封確認收到文件、資料或要求的商業電郵。 收件人名稱： [Recipient Name] 收到日期： [Date Received] 收到的文件或要求： [Items Received] 相關項目或案件： [Project or Case] 目前狀態： [Current Status] 預計審閱或處理時間： [Estimated Processing Time] 下一步： [Next Step] 如有欠缺資料： [Missing Information] 負責聯絡人： [Contact Person] 輸出語言： [Output Language] 要求： 1. 提供一個清晰的確認收件主旨。 2. 在開首明確確認已經收到相關文件或要求。 3. 簡短列出收到的主要項目。 4. 告知目前狀態及預計處理時間。 5. 清楚說明下一步安排。 6. 如仍有資料欠缺，應有禮而明確地列出。 7. 不要承諾無法確定的完成日期。 8. 語氣專業、可靠及簡潔。 9. 電郵控制在 150 字以內。 10. 只輸出電郵主旨及完整電郵內容。
02 / 填入資料
使用前需要準備
[Recipient Name][Date Received][Items Received][Project or Case][Current Status][Estimated Processing Time][Next Step][Missing Information][Contact Person][Output Language] 03 / 真實示例
看看填寫後的結果
示例輸入
收件人名稱：張小姐 收到日期：2026 年 7 月 30 日 收到的文件或要求： 1. 已簽署的網站維護服務協議 2. 公司商業登記證副本 3. Autopay 授權表格 相關項目或案件：2026–2027 年網站維護服務續約 目前狀態：文件已交由行政部門核對 預計審閱或處理時間：兩個工作天內 下一步：核對完成後確認合約生效日期及首次自動轉帳安排 如有欠缺資料：目前沒有 負責聯絡人：Keith Ng 輸出語言：繁體中文
示例輸出
主旨：確認收到網站維護服務續約文件 張小姐您好： 確認我們已於 7 月 30 日收到以下文件： 1. 已簽署的網站維護服務協議 2. 公司商業登記證副本 3. Autopay 授權表格 文件現已交由行政部門核對，預計可在兩個工作天內完成。核對完成後，我們會再與您確認合約生效日期及首次自動轉帳安排。 目前沒有其他欠缺資料。如有任何問題，歡迎與 Keith Ng 聯絡。 謝謝。
04 / 寄出之前
使用貼士
- 涉及多份文件時，最好逐項列出，讓雙方都可以核對。
- 「已收到」不代表「已批准」，應清楚區分收件、審閱和正式確認。
- 未能確定完成日期時，可以寫「預計於兩個工作天內提供更新」。
- 如附件有損壞、無法開啟或內容不完整，應在同一封電郵中立即指出。
- 包含敏感個人資料時，不應在電郵正文重複完整證件號碼或銀行資料。