要求客戶補充欠缺資料的電郵
<p>項目、報價、申請或服務已經開始處理，但客戶尚未提供部分必要資料或文件，導致工作無法繼續或可能影響原定時程。</p>
版本 1.0最後測試 2026-07-30
01 / 複製使用
Prompt 內容
你是一名具備項目管理及商業溝通經驗的專業顧問。 請根據以下資料，撰寫一封要求客戶補充欠缺資料或文件的商業電郵。 收件人名稱： [Recipient Name] 公司或項目名稱： [Company or Project Name] 目前正在處理的事項： [Current Task] 已經收到的資料： [Information Received] 尚欠的資料或文件： [Missing Information] 需要這些資料的原因： [Reason Required] 希望收到資料的日期： [Requested Date] 如未能及時提供的影響： [Possible Impact] 提交資料的方法： [Submission Method] 輸出語言： [Output Language] 要求： 1. 提供一個清晰、容易理解的電郵主旨。 2. 語氣專業、有禮及具合作性。 3. 先確認已經收到的資料，避免令對方以為之前提交的內容遺失。 4. 將尚欠資料以清晰的項目形式列出。 5. 簡短解釋為何需要這些資料。 6. 如有期限，清楚列出希望收到資料的日期。 7. 說明延遲提供可能造成的實際影響，但不要帶有威脅語氣。 8. 提供清楚的提交方法。 9. 不要加入未提供的資料或假設。 10. 只輸出電郵主旨及完整電郵內容。
02 / 填入資料
使用前需要準備
[Recipient Name][Company or Project Name][Current Task][Information Received][Missing Information][Reason Required][Requested Date][Possible Impact][Submission Method][Output Language] 03 / 真實示例
看看填寫後的結果
示例輸入
收件人名稱：李小姐 公司或項目名稱：ABC Company 官方網站更新項目 目前正在處理的事項：建立公司簡介及服務內容頁面 已經收到的資料：公司 Logo、聯絡資料和現有網站網址 尚欠的資料或文件： 1. 最新公司簡介 2. 三項主要服務的介紹 3. 團隊成員相片及職銜 4. 私隱政策內容 需要這些資料的原因：需要完成網站內頁內容及版面設計 希望收到資料的日期：2026 年 8 月 7 日 如未能及時提供的影響：網站測試及推出日期可能需要順延 提交資料的方法：回覆本電郵並附上檔案，或上載至已提供的 Google Drive 資料夾 輸出語言：繁體中文
示例輸出
主旨：請補充網站更新項目所需資料 李小姐您好： 感謝您早前提供公司 Logo、聯絡資料及現有網站網址。為了繼續製作公司簡介及服務內容頁面，現時仍需要以下資料： 1. 最新公司簡介 2. 三項主要服務的介紹 3. 團隊成員相片及職銜 4. 私隱政策內容 希望能在 8 月 7 日前收到以上資料，以便我們按原定時程完成網站內頁及測試。如資料較遲提交，網站推出日期可能需要相應順延。 您可以直接回覆本電郵並附上檔案，或將資料上載至早前提供的 Google Drive 資料夾。 如有任何疑問，請告訴我們。謝謝。
04 / 寄出之前
使用貼士
- 將欠缺資料逐項列出，避免只寫「請補回所需文件」。
- 先提及已經收到的資料，可以減少誤會及重複提交。
- 只說明真實可能出現的影響，不要誇大延遲後果。
- 如果資料較多，可以要求 AI 整理成編號清單或核對表。
- 涉及身份證、銀行資料或其他敏感資料時，應使用安全的提交方式。